当社のマンション管理
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事務管理業務 |
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１ 出納業務 |
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ＰＯＩＮＴ１ 管理費等の収納方式
収納方式の中には、一時的に管理会社の口座へ振り替え、管理委託費等の支払精算の後に管理組合口座へ入金する方式もあります。この方式を行うためには、「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」の中で、返還債務の保証措置を講じることが求められています。管理会社が倒産等、預かった管理費等を返還できなくなる場合を想定して、義務を課しているのです。（収納代行方式と呼ばれています。） 当社では、原則方式と呼ばれている方式で行っております。原則方式は、通帳と銀行印を分別保管するため、通帳は管理会社、銀行印は管理組合に保管していただきます。１円でも通帳から払出を行うためには、銀行印を保管する理事長へ申請し、捺印していただく行程が必要となり、管理組合のお金に関するチェック機能が働きます。 実務では、毎月定期的に、１ヶ月分の請求書、支払証拠書、銀行の払出票、銀行印捺印申請書を提出していただきます。請求書等の内容を確認後、払出票に捺印し、後日銀行が払出、支払手続きを行います。管理組合には、捺印申請書が控えとして残るため、いつ、どういった支払承認を行ったか後日でも確認できます。 ＰＯＩＮＴ２ 余裕資金の取り扱い 2002年4月よりペイオフが解禁されました。当社では、管理組合の資産運用については、原則「元本保証商品」のみご提案させていただいております。各金融機関毎に1,000万円を上限に定期預金、定額貯金等の振り分けを提案します。金融機関の選定については、その時々の格付、金利動向を調査報告し、理事会での検討作業のサポートを行います。 ＰＯＩＮＴ３ 未収金の徴収
マンション管理問題の中で、常に上位にランクするのが未収金問題です。未収納者への対応力が、管理会社に求められる資質の一つであると認識しています。 ２ 会計業務
ＰＯＩＮＴ４ 管理組合会計の収支状況報告 マンションが一括検針方式の場合は、２ヶ月に１回、各戸の水道メーター検針と請求書の発行作業が必要となるので、別途見積もりをさせていただいております。 ３ 管理運営業務
ＰＯＩＮＴ６ 防火管理業務の補助 一定規模のマンションとなると、消防法により、マンション毎に「防火管理者」を選任していただく必要があります。この講習会の申込み、登録手続き等を当社にて行います。また、消防計画書の作成・変更、自衛消防訓練の開催等、防火管理業務のフォローを行います。 ＰＯＩＮＴ７ 損害保険契約の代行 マンションで加入している損害保険契約（火災保険、個人賠償責任保険等）の満期時の提案、保険会社の選定、契約代行を行います。実務としては、火災、漏水事故等が発生した際の保険会社との折衝及び入居者への対応を行います。 ＰＯＩＮＴ８ 総会・理事会の運営の補助 総会資料、理事会資料の作成を行います。理事会の案内文配付、会場の予約、出席通知書・委任状のとりまとめ等、会合に必要な手続きを行います。理事会の議案については、事前に理事長を中心に打ち合わせをさせていただき、理事会レジュメとして作成させていただきます。また、総会、理事会の議事録の作成も合わせて行います。必要に応じて、理事会の議事進行の代行または、運営要領の作成をいたします。理事会については、特にご要望がなければ原則、毎月開催を提案しております。 ＰＯＩＮＴ９ 委託業務内容の処理状況の報告 毎月実施した業務内容について、管理事務報告書を作成し理事会で報告しております。当該事業年度の報告については、「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」に基づき、管理業務主任者をして管理事務報告をさせていただきます。入居者に対する理事会活動報告のため、理事会議事録及び管理事務報告書を各戸配付する管理組合もあります。
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